Partenariat de confiance et de qualité.

Numérisation & Archivage en Province de Liège

Numérisation

Cet Atelier permet de classer, stocker et archiver tous les documents papier par procédé informatique. Contactez-nous au 04 223 25 48.

Les avantages de la Gestion Electronique de Documents sont nombreux:

  • Numérisation par scanner
  • Indexation par métadonnées
  • suppression du volume des papiers (libération d’emplacements de stockage)
  • Réduction des coûts liés au papier (consommables, recherches, archivages)
  • Accès ubiquiste aux documents (ce système accessible de partout dans l’organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes données rassemblés sur un même outil)
  • amélioration de l’indexation (l’indexation et la recherche de documents sont plus rapides, plus complètes et plus précises dans un système de GED que dans des archives papier)
  • sécurisation des éléments
  • démarche de qualité (tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans le GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité)
  • Consultation aisée des documents via internet ou un réseau local

 

Concrètement, les opérations suivantes sont à envisager:

 

Acquisition 

L’acquisition concerne les documents existants, les documents produits, mais aussi les documents papier (via numérisation) et électroniques.

 

Classement

Lorsqu’un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé . Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier , date d’ajout, responsable de l’ajout) et son contenu (recherche en texte intégral)

 

Stockage

Il est impératif de garantir l’intégrité, la protection et la sauvegarde des documents du système. IL faut donc s’intéresser au stockage initial des documents et à leur sauvegarde.

 

Diffusion

Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Dans certains cas, il faut les transformer et les faire valider avant cette diffusion.